日常 |
物業管理涉及人與人之間的接觸、物業管理人的誠信、工作能力、責任、權益等等 |
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嘗試探討各項物業管理日常事務的問題,各方的權益和責任。特別是物業管理公司和物業管理人的權責,因為物業管理是一個完全依賴個人誠信的行業,更涉及龐大利益輸送的運作,特別是與建築界、大集團。 利益衝突是物業管理行業經常發生的問題,很容易觸犯民事錯誤(wrongdoing)和刑事罪行(criminal offence)。物業管理行業經常拒絕按足建築物管理條例內之<工作守則>來提出服務,並以自身的解說來誤導業主。因此違反代理人之法定責任,兼動用業主資金來支付涉及越權的開支,導致觸犯刑事罪行,例如欺詐、盜竊、偽造帳目、洗黑錢等等。 |
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屋苑 |
管理處員工 | 代理人身份 | - 有業主立案法團: (1) 法團是一個有法人地位的組織,可以直接聘用員工去執行物業管理工作,而員工的工作表現和薪酬由管理委員會決定; (2) 如果法團聘請物業管理公司來執行屋苑管理工作,聘請員工就要依據物業管理合約條款來決定。如果員工薪酬和福利是以實報實銷方式來處理,這個方式很大機會是以代理人身份代法團聘請員工。 在這個情況下,物業管理公司只是名義僱主(nominee employer),而法團是實質僱主(de facto employer),因此員工薪酬和福利是由法團管理委員會來決定。 如果管理公司自行決定員工薪酬和福利是越權,相關決定對法團是沒有約束力。 - 沒有法團:全體業主並不是合伙人,導致無法有法人身份在物業管理上操作,因此需要在大廈公契內聘用物業管理公司來提供物業管理工作。 通常大廈公契授權物業管理公司代為聘請員工提供服務,而物業管理公司以員工薪酬為基數乘指定百份點、例如10%、作為物業管理公司之酬金。在這個安排下,物業管理公司在員工之僱主身份上只是名義僱主(nominee employer),而全體業主是實質僱主(de facto employer),因此員工薪酬及福利必須由全體業主來決定。否則物業管理公司之決定是越權,而該項決定對全體業主是毫無約束力。 在越權情況下動全體業主之資金去支付涉及員工薪酬將會涉嫌觸犯刑事罪行、例如欺詐、盜竊、偽造帳目、洗黑錢等等。 在操作上,很難召集全體業主開會來作出集體決定,因此在大廈公契有安排業主代表組織(部份公契沒有這個安排),代表全體業主在日常事務上與管理公司相討屋苑事務。 在聘請員工或調整員工薪酬方面,須要得業主代表會通過議決,才可落實聘請員工或調整薪酬。否則,管理公司聘請員工或調整員工薪酬的行為是越權,因為管理公司並不是員工的實質僱主。 如果管理公司動用業主資金用在越權行為上,將會涉嫌觸犯刑事罪行、例第欺詐、盜竊、偽造帳目、洗黑錢等等。 |
供應商身份 | 有些物業管理公司以固定金額向業主立案法團提出指定員工,負責日常物業管工作。在這種情況下,物業管理公司是有關員工之實質僱主,而法團無責任承擔相關員工任何責任。如果法團支付合約之外的開支,管理委員會委員將會涉及刑事罪行、例如欺詐、盜竊、偽造帳目、洗黑錢等等,也要面對民事索償。 | ||
保安員 | 直接聘請 | 與管理處員工的情況相同。 | |
外判 | 保安公司是涉及保安員之僱主,並不是由管理公司/法團/全體業主聘請。因此管理公司/法團/全體業主不需承擔涉及保安員任何責任,只需按合約支付費用。如果法團/管理公司支付合約之外的開支,管理委員會委員/管理公司將會涉及刑事罪行、例如欺詐、盜竊、偽造帳目、洗黑錢等等,也要面對民事索償。 | ||
清潔員工 | 與保安員情況相同。 | ||
維修保養員工 | 與保安員情況相同。 | ||
保險 |
- 有業主立案法團:建築物管理係條第28條規定,法團必須為公共地方購買保險和第三者保險。在沒有合理辯解情況下,而沒有購買保險,管理委員會委員將會被罰第5級罰款、即 50,000 元。 另外,建築物管理條例第12條規定,法團必須知匯土地註冊處有關保險資料。如果觸犯第12條,法團秘書將會被罰每天100元。 - 沒有業主立案法團:建築物管理條例沒有明文規定必須購買保險,通常會在大廈公契規定必須為大廈購買保險,因此物業管理公司會根據大廈公契購買保險。 不良物業管理公司有機會藉業主們不瞭解保險條文,物業管理公司會以購買保險為名,購買保險只保障物業管理公司及其關連人士,而不保障全體業主。如果動用全體業主資金來支付有關保費,將會觸犯刑事罪行、例如欺詐、盜竊、偽造帳目、洗黑錢等等。 |
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日常 |
- 這個題目,可參考「保養維修」專頁。 - 要注意一些似是而非的維修項目,特別是大廈外牆,因為涉及大廈大維修議題,可能導致一些業主無家可歸,嚴重情況可能涉及家庭破裂。大廈外牆可以是 (1) 公共地方,或 (2) 有獨立業權。如果是公共地方,須跟隨「工作守則」進行維修。如果是擁有獨立業權,就須由外牆業主獨力承擔維修責任。 舉一個例子:太古地產集團運用其附屬公司、Braemar West Limited (BWL)、發展鯉景灣屋苑,在公契和土地註冊處公開宣佈他們擁有大廈外牆,並行使土地法的漏洞,將維修保養責任加諸在其他業主身上,在 1994年前是合法。但在1994中生效之建築物管理收訂條例,將這項土地法漏洞倒塞,規定 BWL 須承擔大廈外牆維修保養責任。因此 BWL 和鯉景灣物業管理有限公司 (LKWML) 簽署4份虛假物業轉讓契,稱職 BWL 出售大廈外牆給全體業主,而 LKWML 以信託人身份代表全體業主持有大廈外牆。但實務管理公司、富城物業管理有限公司、在處理大廈外牆維修時,串同太古地產集團詐騙鯉景灣業主。當然是觸犯刑事罪行,例如串謀、欺詐、盜竊、制造虛假文件、偽造帳目、洗黑錢等等。 有關資料可遊覽「鯉景灣虛假1994物業轉讓契」網頁、「鯉景灣造假帳」網頁。 |
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採購 |
在採購物資或服務時,不論有業主立案法團或沒有業主立案法團,也要按建築物管理條例附件7第5段規定,必須按「工作守則」之法定責任進行,否則相關採購是越權,兼對法團或全體業主毫無法律約束力。如果動用法團或全體業主共同擁有的資金進行有關交易,將會涉嫌觸犯欺詐、盜竊、偽造帳目、洗黑錢,施加責任等罪行,亦會面對民事索償。 另外也要遵守大廈公契的規定、財政預算案的約束和代理人的責任,否則將會涉及越權問題。 在操作上,必須跟隨不少於下列步驟的要求: 1. 管理公司沒有滿足工作守則的要求,不能簽署任何合約(建築物管理條例附件7第5段); 2. 工作守則第2.1段規定,「須以公開和公平的方式進行招標」 -2.1 「公開」的定義,legal-dictionary 的解釋為「to make accesible, visible or available」; -2.2 「公平」的定義,Cambridge 字典的解釋為「treating someone in a way that is right or reasonable, or treating a group of people equally and not allowing personal opinion to influence your judgment」; -2.3 「招標」的定義,Law.com 網頁的解釋為「to present to another person an unconditional offer to enter into a contract」; -2.4 「利益申報及紀」,行為守則第2.2至2.8段要求管理公司及其僱員必須申報利益,並紀錄在會議紀錄。該紀錄要被保存不少於6年,即全部紀錄要被永久保存。 如果超過6年,紀錄擁有人可考慮銷毀經委員會批准那些紀錄。 如果未被批准而毀滅紀錄,將會涉及觸犯刑事罪行、摧毀或損壞財產(Cap 200 s. 60); 3. 工作守則第3.1段規定,「須擬備一份招標書,列明所需的供應品、貨品或服務的種類、有關的預算費用、公開招標期限,以及有關合約的其他條款和條件。招標書的副本須張貼於建築物內的顯眼處」; -3.1 「招標書」的定義, -3.2 「顯眼處」的定義, -3.3 「招標行為準則」,擬備招標書第3.2第至3.6段要求避免圍標、分拆、反誠信等等行為。 否則可能涉及貪污、欺詐等等刑事罪行; 4. 工作守則第4段規定遞交標書數目; -4.1 「招標金額在1萬元全20 萬元範圍內」,工作守則第4.1(a)段規定最少要有3份標書,即意味著標書數量可以數以萬計; -4.2 「招標金額在20 萬元以上」,工作守則第4.1(b)段規定最少要有5份標書,即意味著標書數量可以數以萬計; -4.3 「有效標書數目未達最低要求」,工作守則第4.2段規定由管理委員會或類似委員會通過決議是否接納投標的結果; 5. 工作守則第5.1段規定,「標書必須是書面形式和密封的,並放進專為裝載標書而設的堅固箱子,箱外須註明「投標箱」字樣。投標箱須雙重上鎖,並且牢固地放置在建築物內的顯眼處。投標箱的兩條鎖匙,須由主席、秘書或司庫分開保管」; -5.1 「書面形式」 -5.2 「密封」 -5.3 「為裝載標書而設的堅固箱子」 -5.4 「箱外須註明「投標箱」字樣」 -5.5 「投標箱須雙重上鎖」 -5.6「牢固地放置在建築物內的顯眼處」 -5.7 「投標箱的兩條鎖匙,須由主席、秘書或司庫分開保管」 -5.8 如果上述能能跟隨,須跟隨工守則第5.2至5.4段來進行招標工作 6. 考慮和決定是否採納標書,工作守則第6.1段規定「所採購的供應品、貨品或服務的價值不超過《條例》第20A(2)(b)條規定的款額,所有收到的標書須交予管委會以供於管委會會議上決定是否採納該些標書」,即法團/相等權力組織有權接納少於20萬元或少於全年預算開支20%(以較低為準); -6.1 如果標書金額在20萬元或多於全年預算開支20%(以較低為準),須跟隨工作守則第6.2段來尋求全體業主接納標書; -6.2 良好法團或物業管理公司會跟隨工作守則第6.3段來向全體業主匯報。 7. 保存和查閱招標文件,工作守則第7段規定「須讓主管當局、租客代表、業主、註冊承押人,或任何其他由業主或註冊承押人以書面方式授權的人士,在任何合理的時間內,查閱所有招標/投標文件、合約副本、帳目和發票,以及其他法團管有並與採購供應品、貨品和服務有關的文件。管委會須在收取合理的費用後,提供有關文件的副本」; 8. 簽訂合約時間,工作守則第8段有所規定。 如果不跟隨上述程序進行招標和簽訂合約,將會涉及越權行為。 如果動用從業主按公契得來的資金支付越權行為,將會涉觸刑罪行,例如欺詐、盜竊、偽造帳目、洗黑錢、施加責任等等。 |
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財政 |
定義 | (1) 劍橋詞典的解釋是「a plan to show how much money a person or organization will earn and how much they neeed or be able to spend 」; (2) Accounting.com 的解釋是「A budget is used to forecast the financial results and financial position of an entity for a future period. It is used for planning and performance measurement purposes, which can involve spending for fixed assets, rolling out new products, training employees, setting up bonus plans, controlling operations, and so forth.」; |
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目的 | 用作計算各單位分攤物業管理之開支金額。物業管理條例附件7第1(1)段之法定規則「除第(3)、(5)、(6)及(8)節另有規定外,在任何一段由經理人就建築物的管理而定為財務年度的12個月期間,業主應付的管理開支總額,須為經理人按照第(2)節指明的該年度的建議開支總額」; | ||
責任 | (1) 管理公司/業主立案法團須跟隨建築物管理條例附件7第1(2)條和公契之規定來制訂預算案,並按法定程序尋求業主們通過預算案。才參閱「物業管理財務帳目」 這個網頁之財務預算部份; (2) 如果管理公司/業主立案法團未有制訂來年之財政預算案,或來年財政預算案未得到業主們通過,管理公司/業主立案法團只能夠依據最後通過那份財政預算案的開支上限內來執行物業管理工作。如果在管理上的開支超出財政預算案上限金額,那超支部份是越權行為。 如果動用管理費所得的資金來支付超支部份,即觸犯刑事罪行,例如欺詐、盜竊、偽造帳目、洗黑錢等等,最高可被判10年或以上監禁; (3) 如果管理公司/法團發現已通過之財政預算案金額未足夠運作需要,須要修訂定財政預算,以便合法地支付運作需要的開支。 財政預算的修定程序,與每年制定財政預算案的程序相同。物業管理條例附件7第1(4)和1(5)段有法定規則。 (4) 犯法例子-鯉景灣屋苑B期2022年度財政預算案:太古地產集團和富城物業管理有限公司經常及習慣性超支,從不遵守建築物管理條例附件7第1(4)和1(5)段之法定責任,去修訂財政預算,並以越權行為去支付觸犯法律之開支。除此之外,還在新一年度財政預算案以詐騙手法聲稱,已修訂現年(current year)之財政預算案,掩飾越權之犯法行為。在執法方面,從未見過警務處東區重案組第二隊試圖履行警隊條例第 10(b) 和 10(c) 條「警隊的職責是採取合法措施以 —— (b) 防止刑事罪及犯法行為的發生和偵查刑事罪及犯法行為;(c) 防止損害生命及損毀財產;」 |
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財務 |
本質 | (1) 大廈公共地方/設施(建築物管理條例第2條 - 公用部分之定義)是全體業主共同擁有和使用,全體業主集體需共同履行建築物管理條例第34H條之維修保養責任。而物業管理公司/法團代表全體業主履行這項法定責任; (2) 物業管理公司/法團須制定財政預算案,以管理費名義向全體業主籌集資金去履行法定責任。 而物業管理公司是全體業主的代理人去履行法定責任,因此需要承擔代理人的法定責任。可參考「代理人法律」網頁; (3) 全體業主有共同目的去履行建築物管理條例第34H條之法定責任,會否被界定為合夥人(Partners)呢?是否需要承擔合夥人的責任呢? 合夥條例第4條已清楚指出,共同擁有物業並不構成合夥人,故此某一業主不會承擔另一業主所犯的錯; (4) 各個業主以管理費名義籌集得來的資金,交給管理公司/法團代為保管及按財政預算案建議的方向去履行法定責任。因此管理公司/法團需要按建築物管理條例附件7第2 和 3 段、大廈公契之法定責任准備(prepare)帳目,並按時公佈該帳目向全體業主交待。 |
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責任 | (1) 管理公司/法團代表全體業主履行建築物管理條例第 34H 條之法定責任,即管理公司/法團只是代理人,是受代理人法律約束。管理公司/法團在執行物業管理工作時,必須履行受信責任(fiduciary duty),其識別責任(distinguishing obligation)是忠誠責任,並向業主們作出全心全意之忠誠受信責任(single-minded loyalty of his fiduciary); (2) 除了上述提及的責任,管理公司/法團也要遵守其他普通法的法定責任,可遊覽代理人法律網頁去瞭解最基本責任; (3) 管理公司/法團必須按建築物管理條例附件7第2(1)段備存恰當的帳簿或帳項紀錄及財務紀錄等等最少6年,但沒有規定備存上限年期,即必須永久保存全部紀錄,直至紀錄擁有人、即全體業主、批准銷毀為止。 未得到紀錄擁有人批准而銷毀,即涉嫌觸犯摧毀或損壞財產罪(Cap 200 s60); (4) 管理公司/法團必須遵守建築物管理條例附件段7第2(5)和2(6)段的法定責任,准許業主查閱財務紀錄。 除了成文法規定外,普通法也施加「全面披露責任」在管理公司身上。另外,物業管理業監管局之操守守則第2條「持牌人須秉持誠實、忠誠和嚴正的態度向客戶提供服務」和第3條「持牌人須盡其所知提供準確及相關的資料或意見給予其客戶,以便其客戶根據已知情況作出判斷和決定」。 (5) 如果管理公司/法團拒絕遵守法定責任,將會涉及觸犯刑事罪行、例如串謀、協助及教唆、施加責任等等。 |
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會計 準則 |
(1) 建築物管理條例第27(1AA)條規定,法團制訂之財務報告必須達致「真實而中肯地反映 ture and fair view」的會計準則; (2) 會計準則可參考網頁「財務帳目」之監管法規部份; (3) 沒有法團之屋苑會計準則,須依據大廈公契和建築物管理條例附件 7 第 2(1)段 「The manager shall maintain proper books........ 經理人須備存恰當的帳簿.....」規定來制訂財務報告。 何謂「 proper /恰當」呢?劍橋網上字典的解釋是「real , satisfactory, suitable or correct」,即依據會計師公會公佈之會計準則才符合「proper/恰當」的規定,除非有充分理支持不跟隨會計師公會的會計準則則例外,否則將會被視為拒絕遵守法定責任。 |
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屋苑 |
法定 通告 |
有法團 | 1. 管理委員會秘書須按建築物管理條例附件 3 第 2(1)段,將召開業主大會通告在開會前不少於 14 天發放給全體業主和租客代表; 2. 管理委員會秘書須按建築物管理條例附件 3 第 2(2)段,將召開業主大會通告在開會前不少於 14 天張貼在大廈內顯眼地方/處; 3. 管理委員會秘書須按建築物管理條例附件 3 第 6(3)段,將該次業主大會主席已簽署之會議紀錄,張貼在大廈內顯眼地方/處不少於連續7 天; |
無法團 | |||
非法定 通告 |
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業戶查詢 |
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