財務帳目

財務是一個組織運作的必要元素,其報告顯示該組織的財富之組成各部份,也是評估執行人之工作能力和表現的成績表。
屋苑財務安排比一般商業機構的運作有根本性分別,屋苑財務安排是以不追求盈餘為目標,也不容許赤字之法定要求。(俗語講「睇送食飯」)
此頁嘗試介紹屋苑財務安排及特質,同時會提及相關刑事罪行和不法行為(Wrongdoing)。

擁有人

無業主立案法團 全體屋苑業主共同擁有,而個別業主持份額是根據大廈公契業權份數來計算。
有業主立案法團 業主立案法團是擁有人,因法團是獨立法人,而個別業主只是其業權份數支付法團運作開支。

監管法規

1. 大廈公契
2. 建築物管理條例(香港法例第 344 章
3. 香港會計師公會之會計準則

核數法規

1. 大廈公契
2. 建築物管理條例(香港法例第 344 章
3. 香港會計師公司之核數準則

帳目負責人

無業主立案法團 管理公司
有業主立案法團 法團主席和司庫

提交報告

1. 每季完結後一個月內,在顯眼地方張貼財務報告(建築物管理條例附件7(2)(2)段)
2. 第四季完結後兩個月內,在顯眼地方張貼全年財務報告 (築物管理條例附件7(2)(3)段

核數報告

無業主立案法團 是否需要提交核數報告,要視乎公契的規定。 良好品德之物業管理公司會自願全面及詳細公開財務資料給業主及持份者。
有業主立案法團 建築物管理條例第27條規定,核數報告連已審核帳目需呈交到每年業主週年大會省覽和接納。 經審核帳目必須是「真實而中肯地反映該法團在收支表」。

財務預算

1. 建築物管理條例附件7第1(2)段規定,每一個屋苑必須制訂預算案供全體業主批准,並用預算案已批准的開支來計算各業主承須擔的開支金額;
2. 管理公司或法團擬備列明該財務年度的建議開支的預算草案
3. 管理公司或法團將預算草案送交業主委員會或張貼在大廈顯眼處至少7天;
4. 管理公司或法團須送交一份通知書,邀請每名業主在14天內提交意見書給經理人;
5. 在提交意見期後,管理公司或法團開始制訂正式預算案;
6. 管理公司或法團完成正式預算案,並送交業主委員會或張貼在大廈顯眼處至少7天;
7. 管理公司或法團向業主/持份者有責任履行普通法之 duty of disclosure;
8. 在制訂財務預算時,可按此進入民政事務總署網站看看指引;
9. 當預算案被通過後,並不表示管理公司或法團可以隨便使用預算資金,還要按其它規則來使用資金。 預算案的金額只是相關開支的上限,而開支細節會在員工/日常運作論述。

財務管理

民政事務總署有指引,建議按此進入其網站參考內容。 良好財務管理必須有一個良好「內部監控系統 (Internal Control) 」存在,而屋苑管理並不是一個大型企業運作,很難有一個企業化內部監控系統。 因屋苑運作的資金來自全體業主,故此提高透明度是良好內部監控系統之一,例如每個星期六早上容許業主或持份者到辦公室查閱屋苑運作的文件,包括合約、招標文件,單據等等。

查閱帳目

1. 業主可根據大廈公契條款之權力來查閱帳目;
2. 業主根據建築物管理條例附件7第2(5)段之權力來查閱帳目;
3. 管理公司或法團被要求提交相關帳簿、單據、紀錄時,需要履行普通法之 duty of disclosure;

採購權力

管理公司是被全體業主委託去管理屋苑,而屋苑每年開支是受財政預算限制。因此管理公司只能在已授權項目範圍內進行採購物品和服務。 如果管理公司作出越權採購物品或服務開支,這些開支不能在已批准財政預算內拿取資金。 這個法律原則可參考這個 agency law 網頁。 如果管理公司想繼續採購,必須做一份修訂預算案讓全體業主審批,當修訂預算案被通過後,才可落實採購。

簽約權力

管理公司或法團在簽署合約前,必須審視有否依照建築物管理條例附件7第5段之法定要求來進行。 否則將會涉嫌觸犯刑事罪行。 這項法定要求可按此進入民政事務總署網站查閱「採購及招標程序」詳情。

個案分享

1. 鯉景灣業主們之 2020 年度已審核資產帳目

犯錯行為

刑事罪行 - 核數師之核數報告:如果法團提交之財務報告未能符合「真實而中肯地反映 true and fair view」要求,而核數師在其核數報告對法團提交之財務報告發出「真實而中肯地反映 true and fair view」意見。 該核數師將會涉嫌觸犯欺詐罪偽造帳目等罪行;
- 法團管理委員會委員:如果沒有按建築物管理例第 27(1) 條提供法團之財務報告,管理委員會委員將會觸犯「沒有提交財務報告」罪。按物業管理條例第 27(3) 條,將法團和委員會被罰第 5 級罰款,即 50,000 元;
- 法團管理委員會委員:如果法團提交之財務報告未能符合「真實而中肯地反映 true and fair view」要求,管理委員會委員會涉嫌觸犯欺詐罪偽造帳目等罪行;
- 其他刑事罪行將會在「物業管理法規」網頁之其他部份論述。
民事索償 - 核數師: 如果沒有完全履行其專業責任,進行核數工作。將會涉及專業疏忽,需承擔因專業疏忽所產生之任何索償,包括向法團;
- 法團管理委員會委員: 如果委員在沒有合理辯解情況下,不能引用建築物管理條例第 29A 條來保障自己所犯的錯誤,需承擔因該委員產生之索償。

深入法理
依據

 

法院案件
評論

主審法官  
   

 

備註

此頁為初稿,會有不足地方,容後改善
© Copyright 2021-23           All rights reserved. 更新日期:18/10/2023